Zápis z kontroly 11.12.2014 - Interma BYTY, a.s.

23.12.2014 09:54

Zápis z kontroly SBD A+G Stadion dne 11. 12. 2014            

s následným vyhodnocením podkladů ve dnech 12. - 19.12.2014



Místo konání:              Kancelář SBD A+G Stadion

Datum konání:            11. 12. 2014 od 16:00 do 18:25

Kontrolu vykonali:        Libor Kafka, Monika Kocková

Přítomni:                      Ing. Karel Veselý, Jitka Novotná, Jana Doškářová, Radka Archalousová, Luděk Seidl

                                    Ing. Milan Charvát

 

 

Na základě pověření kontrolní komise SBD A+G Stadion kontrolu provedli:

         Libor  Kafka           – vedoucí správy majetku bytových družstev Interma BYTY, a.s. 

         Monika Kocková    – ekonom správy majetku bytových družstev Interma BYTY, a.s.

 

Oblast předem neohlášené kontroly byla rozdělena do oblastí:

  1. kontrola předepsané členské evidence
  2. kontrola členských podílů
  3. kontrola evidence plateb členských podílů
  4. kontrola plateb hypotéční bance
  5. kontrola základních účetních zápisů a účetních souvztažností
  6. kontrola vnitrodružstevních směrnic
  7. kontrola vyúčtování
  8. kontrola pohybů na bankovním účtu
  9. důvod neuhrazení ztráty z let 2001-2004

 

Zjištěný stav je zachycený v následujících vyjádřeních

 

1.předepsaná členská evidence – forma minimální členské evidence je dána stanovami v čl.11 odst. 8.+9. takto:

 

       Vést a soustavně aktualizovat evidenci členů v seznamu členů, kde se zapisují tyto skutečnosti:


a) jméno, příjmení, datum narození a trvalý pobyt člena a doručovací adresa, je-li odlišná o od trvalého pobytu člena
b) firmu, IČ a sídlo člena, který je právnickou osobou
c) datum vzniku členství
d) výše všech převzatých členských vkladů a rozsah a čas jejich splácení
e) údaje o bytu nebo nebytovém prostoru užívaných členem a údaje o podnájemci
f) počet hlasů člena na členské schůzi
g) datum zániku členství a výše vypořádacího podílu.

 

Seznam členů v členění dle požadavku stanov nebyl předložen, což je závažné pochybení zejména v bodě a) kdy na tuto adresu MUSÍ být zaslána pozvánka na členskou schůzi jinak je tato schůze neplatná. Nebyly předloženy ani dílčí seznamy, ze kterých by se daly požadované položky zkontrolovat.

 Požadované body lze  dohledat ve složkách evidence jednotlivých členů, které jsou však neúplné a některé položky chybí.

 

Výsledek kontroly: předepsaná evidence ve smyslu stanov neexistuje. Některé výstupy z této evidence musí být podkladem pro účetní uzávěrky a musí navazovat na účetní evidenci. Z důvodu absence evidence je zřejmé proč jsou v účetní evidenci pochybné výsledky u účtů členských podílů

Řešení: Zavést řádnou členskou evidenci, dohledat chybějící data u členů družstva. Tyto úkony vzhledem k návaznosti dalších úkonů provést od založení družstva ( dluhy členů, dorovnání členských podílů na cenu stavby a uzavřené smlouvy)

 

2. kontrola členských podílů

Při kontrole jsme dohledali přílohu účetní uzávěrky – inventuru účtu 353/001-270, na kterém družstvo eviduje členské podíly. Z inventury vyplynulo, že na tomto účtu se eviduje také základní členský vklad (10 tis. Kč/ družstevník), což je v rozporu s určením použití tohoto základního členského vkladu. Toto potvrdil i Ing. Charvát, když odpovídal na dotaz p. Kafky !“, kde je účtován základní členský vklad“ . Dále jsme zjistili, že se členské podíly na tomto účtu evidují ve skutečně zaplacené částce. Při tomto způsobu evidence nelze zjistit kolik který družstevník na splátkách dluží. Pokud vezmeme ještě do úvahy, že úroky probíhají přes nákladové a výnosové účty (562.100 a 662.001), je dluh družstevníků na splátkách absolutně nedohledatelný. Mj. se z této evidence zjistilo, že některé základní členské vklady (10 tis. Kč) nejsou dodnes uhrazené. Těmto členům tak nevzniklo členství viz stanovy čl.5. odst.3)

 

Výsledek kontroly: Smysluplná evidence neexistuje. Mícháním základního členského vkladu a dalšího členského vkladu je v rozporu ze zásadami účetnictví. Eviduje se pouze fyzicky nesplacený členský vklad a tento zůstatek nemá kontinuitu na účetní uzávěrku. Dluhy jednotlivých podílů členů (úrok + úmor) nelze vyčíslit. Jsou zde významné rozdíly ve splacených vkladech u stejných jednotek. 

Řešení: Zrekonstruovat evidenci členských podílů a jejich jednotlivých úhrad, dohledat chybějící úhrady u členů družstva. Tyto úkony vzhledem k návaznosti dalších úkonů provést od založení družstva ( dluhy členů, dorovnání členských podílů na cenu stavby a uzavřené smlouvy)

 

3. kontrola evidence plateb členských podílů

Jak je popsáno v předchozím bodě, platby členských podílů jsou zachyceny na účtu 353/001- 270. Účetní zápisy jsou pravděpodobně pouze mezi bankou a tímto účtem (221/353). Při tomto způsobu jsou nedohledatelné dluhy družstevníků na platbách členského vkladu a dluh se musí individuálně dopočítávat. Při tomto způsobu evidence dochází ke zkreslení základních účetních výstupů účetních uzávěrek. Pohledávky jsou tak opticky nižší a dluhy jsou skryty v majetkové evidenci, ve které je dohledá pouze auditor nebo specialista na účetnictví bytových družstev.

Dalším pochybením je rozložení poměru splátek rovnoměrně na celé období splácení úvěru. Správně má být rozložení dle splátkového kalendáře banky (nebyl předložen). Kdy na počátku splácení úvěru je poměr cca 10% splátka anuity a 90% úrok a na konci období je tomu naopak. V kontrolovaném účetnictví z neúplných podkladů vyplývá, že poměr byl nastaven rovnoměrně po celé období. Při tomto způsobu jsou zvýhodněni ti členové družstva, kteří převáděli svůj podíl krátce po vstupu družstva ( evidenčně měli splacený vyšší podíl než byla skutečnost).  Znevýhodněni jsou ti, kteří chtějí po konci fixace hypotéky doplatit nesplacený členský vklad najednou – vyčíslený zůstatek je vyšší než je skutečnost.

Výsledek kontroly: Smysluplná evidence neexistuje. Eviduje se pouze celkový fyzicky nesplacený členský vklad a tento zůstatek nemá kontinuitu na účetní uzávěrku. Reálné dluhy jednotlivých podílů členů (úrok + úmor) nelze vyčíslit.

Řešení: viz. řešení bod 2)

 

4. kontrola plateb hypotéční bance

Platby hypoteční bance byly v kontrolovaném období 2014 placeny víceméně v termínech daných smlouvou. Zda jsou všechny splátky zaplaceny, nebylo možno zjistit. Způsob použité evidence neumožňoval kontrolu zůstatku nesplacené anuity v bance na nesplacenou anuitu družstevníků.

 

5. kontrola základních účetních zápisů a účetních souvztažností

Účetnictví bytových družstev je specifickým druhem vedení účetnictví s mnohými odlišnosti od účetnictví podnikatelských subjektů. V účetnictví bytových družstev probíhá většina zápisů na položkách záloh a jen minimum vstupuje do nákladů a výnosů. S tím i souvisí neustálý přehled o finančních závazcích a pohledávkách a s tím spojený minimalistický hospodářský výsledek.

    V kontrolovaném účetnictví je tomu přesně naopak – téměř vše se účtuje v nákladech a výnosech , závazky z obchodního styku jsou vedeny víceméně v pořádku,avšak pohledávky a závazky vůči družstevníkům jsou absolutně nevhodně vedené (obtížně kontrolovatelné). Nelze upřít snahu evidenci členit po jednotlivých družstevnících, avšak výstupy nelze využít na základní ukazatele: saldo uživatele v členění: dluh na předpisu služeb, dluh na splátkách, dluh na ostatním, dluh na vyúčtování a s tím spojené úroky z prodlení.  Vzhledem k tomu, že každá z předchozích položek je jinak úročená, je i obtížné stanovit příslušenství k soudnímu vymáhání.

    Samotnou kapitolou je evidence zůstatku nesplacené výše úvěru, kdy jsou na fondu členských podílů evidovány pouze skutečně zaplacené splátky  ( bez úroků z úvěru). Samostatné úroky ( jak placené bance, tak i vybrané od družstevníků) jsou účtovány okamžitě po úhradě do hospodářského výsledku. Tímto způsobem vzniká každý rok rozdíl ( 2011 + 2012  cca 700 tis. Kč/ rok) (bance se platí více než se vybere), který je nepřímo hrazen např. z neoprávněně  vybíraných dle bodu 7.b) této zprávy.  Aplikací takto sledovaných splátek anuity dochází k poškození těch členů družstva, kteří nemají úvěr a je výhodné pro „neplatiče“.

 

Výsledek kontroly:  Z důvodu absence účetní nebylo možné provést celkovou kontrolu a nebylo možné zkontrolovat všechny významné položky. Celkově nelze účetnictví upřít snahu o evidenci. Ta část účetnictví která je totožná s účetnictvím podnikatelských subjektů je bez významných nepřesností či chyb. Ta část, která je specifická pro účtování bytových družstev vykazuje závažná pochybení a nepřesnosti.

Řešení: Zrekonstruovat evidenci členských podílů, všech členských pohledávek a úhrad, dohledat chybějící úhrady u členů družstva. Tyto úkony vzhledem k návaznosti dalších úkonů provést od založení družstva ( dluhy členů, dorovnání členských podílů na cenu stavby)

 

 

6. kontrola vnitrodružstevních směrnic

Každé družstvo má povinnost upravit práva povinnosti legislativně neupravené členy odsouhlaseným způsobem. Běžným způsobem je schválení vnitrodružstevní směrnice členskou schůzí nebo na členské schůzi schválit závazný postup.

Na přímý dotaz paní Novotné sdělil Ing. Charvát, že žádné neexistují, což potvrdil i při dnešní kontrole. Obvyklé dokumenty v bytových družstvech jsou tyto:

· Domovní řád – nedohledán, družstvo nemá právně upravená pravidla pro používání bytů a společných částí domů

· Směrnice pro tvorbu nájemného   - stanovy čl. 17. odst. 6.) a čl.20. odst. 2.3)   NEEXISTUJE – závažné porušení podmínek poskytnutí státní dotace. Druhým závažným porušením je, že nájemné je vybíráno ve vyšší výši než jsou oprávněné náklady.

· Směrnice pro rozúčtování nákladů a služeb spojených s užíváním prostor – do konce roku 2013 neupravoval způsob vyúčtování služeb spojených s užíváním bytu žádný legislativní předpis (vyjma tepla a teplé vody). Upravit způsob výpočtu úhrady a výši záloh tak měl pronajímatel dohodou s nájemníky (v tomto případě družstvo s družstevníky). Tato dohoda musela být buď stejná ve všech nájemních smlouvách nebo odsouhlasená členskou schůzí. Ani jednu variantu se nepodařilo dohledat. Navíc na členských schůzích v letech 2004-2006 byla předložena ke schválení členskou schůzí  změna způsobu rozpočítání tepla a obě změny byly schváleny. Jelikož změna defacto znamenala nerespektování legislativní vyhlášky č. 372/2001 sb. bylo by zapotřebí ke změně zapotřebí 100% souhlasu všech členů. Pro přehlasování kogentních legislativních ustanovení je zapotřebí souhlasu všech uživatelů. Od roku 2005 je tak vyúčtování tepla v rozporu s platnou legislativou, v současnost platí pro vyúčtování legislativní předpis č. 67/2013 Sb..

· Směrnice pro tvorbu a použití fondu oprav   - stanovy článek 17. odst. 6.)    Původní nastavení výše fondu oprav se nepodařilo dohledat. Změnu výše fondu oprav lze dohledat z zápise z členské schůze konané dne 22.10.2009 pod položkou „různé“. Způsob použití prostředků nebyl upraven. Při témže hlasování bylo odsouhlaseno, že podle podlahové plochy bude rozpočítány také položky daň z „nemovitostí“ a „pojištění“. V zápise je také oznámení „ ….Předseda družstva dal hlasovat o zvýšení poplatku rezervního fondu na 4,60 Kč/m2 užitné plochy“. Jak dopadlo toto hlasování není zřejmé.

· Pravidla pro vyplácení odměn statutárním orgánům družstva  - stanovy čl. 17. odst. 6); čl. 19. odst6); čl.20odst. 2.3.c),

Pravidla, mzdové výměry ani příspěvky na statutární orgány nebyly schváleny členskou schůzí. Platové výměry byly podepsány za stranu zaměstnavatele i zaměstnance Ing. Charvátem. Zde jde o zřejmý střet zájmů. Zákon o obchodních korporacích (ZOK) v § 777 odstavci 3) stanovuje : (3) Ujednání smluv o výkonu funkce a o odměně se uzpůsobí tomuto zákonu do 6 měsíců ode dne nabytí jeho účinnosti, jinak platí, že je výkon funkce bezplatný.  Absence smlouvy o výkonu funkce schválené členskou schůzí je vyplacení odměn a mezd Ing. Charvátovi od 1.7.2014 v rozporu s platnou legislativou. 

 

Výsledek kontroly:  družstvo nemá vytvořeny základní úpravy vztahů uvnitř družstva což dává prostor pro „živelné“ posuzování jednotlivých úkonů družstva kdy mají stejné případy problému různá řešení. V některých případech (např. stanovení nájemného) se jedná o natolik závažné pochybení pravidel poskytnutí státní dotace které může vést v extrémním případě k jejímu vrácení. Od 1.1.2014 jsou v případě chybějící dohody uvnitř družstva platné legislativní  verze řešení. Například stávající verze stanovení záloh a části vyúčtování je v rozporu s platnou legislativou. (Teplo, ohřev TUV, výtah, úklid, pojištění, daň z nemovitostí)

Řešení: V průběhu roku 2015 všechny směrnice doplnit.

 

7. kontrola vyúčtování  - Ke kontrole bylo předloženo poslední vyúčtování z roku 2013. Z důvodu absence jakýchkoliv pravidel pro způsob rozúčtování (vyjma tepla a teplé vody) jsme se soustředili zatím pouze na obecná hlediska.

 

  1. vyúčtování vodného, stočného, teplé vody a elektřiny společných prostor zpracovává fi. Techem dle dodaných podkladů. Vyúčtování tepla a teplé vody je v rozporu s platnou vyhláškou MPMR ČR  č. 372/201 sb. Nerespektování této vyhlášky schválené na členských schůzích v letech 2004-2006 jsou neplatné (nebylo pro 100% všech uživatelů). Platnost instalovaných vodoměrů a indikátorů se nepodařilo ověřit (5 let )
  2. vyúčtování pojištění, daně z nemovitostí a výtahu – nebylo předloženo, v účetnictví zanesená data značí, že se položky nevyúčtovávají (jdou přímo do nákladů a výnosů). Náklady jsou  u těchto tří položek nižší oproti vybraným částkám v posledních třech letech o cca 300 tis./rok.  Toto je zásadní porušení pravidel pro poskytnutí dotace na výstavbu, neboť náklady mohou být pouze do výše oprávněných nákladů.  Navíc bylo na členské schůzi konané dne 22.10.2009 odsouhlaseno rozpočítávání položek „pojištění“ a „daň z nemovitostí“podle podlahové plochy. Kontrolou záloh 10-ti bytů byla zjištěna stejná sazba u těchto tří položek. Dá se tak předpokládat, že výše položek je u všech bytů počítána dle stejného klíče (dle m2 podlahové plochy). Kontrolu nákladů nebylo možné provést. Pokud však vyjdeme z údajů účetních uzávěrek, je u těchto třech položek je vybíráno cca o 1/3 více než činí skutečné náklady (o cca 300 tis. Kč za rok). Neoprávněně vybrané prostředky z těchto služeb zůstávají v zisku družstva.
  3. Položky správa, úklid, domovník – nelze zkontrolovat ani  dohledat schválení výše záloh členskou schůzí.
  4. Výše záloh  - dle sdělení Ing. Charváta se zálohy upravují po každém vyúčtování. Tuto skutečnost se nepodařilo doložit. Vzhledem ke skutečnosti, že namátkově vybrané byty ke kontrole, měly zhruba třetině případů zálohy ve dvojnásobné výši než byly náklady, je o tomto tvrzení důvodná pochybnost. Zálohy jsou také v nesprávné výši u položek popsaných v této zprávě v bodě 7) b. 
  5. Výsledky vyúčtování (předepsané a skutečně zaplacené zálohy) - ve více jak polovině vyúčtování byly oproti výsledkům započítány dluhy, jejichž složení nebylo zatím předmětem kontroly. Z těchto zápočtů a v souvislosti se zjištěními popsanými pod body 2);3) a 8)  této zprávy se dá s jistotou říci, že více jak polovina členů družstva neplatí své závazky v daných termínech a správných částkách. Z nedoplatků se nevybírají úroky z prodlení.

 

Výsledek kontroly:  družstvo nemá vytvořeny základní úpravy způsobu vyúčtování záloh, nemá vytvořeny pravidla pro stanovení výše nájemného a záloh na služby. Jediný legislativně daný způsob rozúčtování tepla a teplé vody (vyhl. 372/2001 Sb.) není respektován, (nebyl odsouhlasen 100 % uživatelů). Od 1.1.2014 je v případě absence dohody uvnitř družstva platný legislativní předpis č. 67/2013 Sb. dle jehož znění. Dosavadní způsob rozpočítání - tepla, ohřevu TUV, výtahu, úklidu, pojištění a daně z nemovitostí je v rozporu s tímto předpisem. Stejně v rozporu je stanovení výše záloh.

Řešení: V průběhu roku 2015 všechny směrnice doplnit, rozpis záloh po vyúčtování roku 2014 vypracovat dle platné legislativy( Předpis č.67/2013 Sb).

 

8. Kontrola pohybů na bankovním účtu

   Po celý rok 2014 byl na konci měsíce na provozním bankovním účtu zůstatek od 1.720,- do 39.785,- Kč. Zarážející při kontrole bylo velmi nízké množství příchozích plateb na účet. Při počtu 140 jednotek z čehož 10 je města (platí jednou částkou) je očekávaný počet příchozích plateb 130. Skutečnost však byla 30-50. Tento nízký počet jen doplňuje špatnou platební morálku družstevníků.

   V průběhu kontroly vyšlo najevo, že družstvo má ještě jeden bankovní účet u ČSOB. Počáteční stav k 1.11.2014 byl 1.474,51 Kč a konečný 30.11.2014 činil 1.051 295,35 Kč.  Na tomto účtu nebyly dohledány žádné pohyby vyjma data 27.-28.11.2014 (den konání poslední členské schůze). V tento den dorazilo na účet 2,2 mil. Kč (bez identifikace v.s. – jméno odesilatele je kontrolní komisi známo), ze kterých bylo následující den odesláno 800 tis. Kč na účet Syneru a 350 tis. na účet Hypotéční banky a.s. Příchozí částku Ing. Charvát vysvětlil jako kumulovanou platbu několika členů družstva. Odesilatelem však byl nečlen družstva – spojitost a rozklad částky nebyl doložen.

   Existence druhého účtu ani transakce na něm nebyly v průběhu kontroly přesvědčivě vysvětleny.  

 

9. Důvod neuhrazení ztráty z let 2001-2004

   Družstvo v průběhu výstavby v letech 2001-2003  nahromadilo ztrátu ve výši cca 2,5 mil.Kč. Ztráta prošla schválením členskými schůzemi a dle plánu měla být uhrazena z úspory za výstavbu. Úspora nakonec nebyla realizována a neuhrazená ztráta je evidovaná v účetnictví družstva na účtu 429 činí 2.554 839,30 Kč. V následujících letech 2004 – 2012 byl vytvořen zisk ve výši 269.795,55 Kč (evidovaný na účtu 428). Rok 2013 vykázal ztrátu 2.962,71 Kč. Momentální neuhrazená ztráta po zápočtech činí  2.288 007,- Kč.

   Skladba této ztráty nebyla předmětem kontroly, neboť předpokládáme, že byly částky důkladně probírány při jejich schvalování členskými schůzemi.

   Družstvo mělo povinnost vzniklou ztrátu vybrat od svých členů předepsánu v čl. 13 odst. 2) stanov, kde je i zakotvena povinnost člena na tuto ztrátu přispět. Výše příspěvku člena však nesmí přesáhnou trojnásobek základního členského vkladu ( 3x 10 tis. Kč).

   Na přímý dotaz p. Kafky proč tato ztráta nebyla uhrazena Ing.Charvát odpověděl: „….. by mně lidi sežrali…“.

Výsledek kontroly: Výše neuhrazené ztráty přímo ohrožuje hospodaření družstva, neboť se jedná o fyzicky vydané prostředky v minulosti, jejichž dorovnání je dáno stanovami.

Řešení: zajistit úspornými opatřeními umoření části ztráty. V rámci rekonstrukce členských podílů dohledat kde skončily prostředky ze základního členského vkladu ( 10 tis. Kč každý člen) ze kterých by bylo možné část ztráty umořit. Posledním řešením je úhrada ztráty členy družstva v souladu s článkem 13. odst. 2.) stanov.

 

Obecně nelze upřít družstvu snahu o předepsanou evidenci  a snahu o vedení účetnictví. Domníváme se, že zjištěná pochybení jdou na z větší části na vrub nezkušenosti vedení družstva a jeho účetní s provozem a účetnictvím bytového družstva. Vzhledem ke stále se měnící legislativě nejsou schopni reagovat na aktuální stav změn. Nejsme schopni posoudit kolik z výše popsaného jde na vrub neznalosti a za kolika nedostatky je úmysl. Co však posoudit můžeme je skutečnost, že je třeba kompletně změnit jak způsoby předepsané evidence tak i způsoby účtování.

 

V Liberci 19.12.2014

 

                      Libor Kafka                      Monika Kocková

vedoucí správy majetku               ekonom

  Interma BYTY,a.s.              Interma BYTY, a.s.

 

 

Celý zápis z kontroly si můžete přečíst ZDE

 

 

Zpět

Správce domů

© 2014 - 2023 Interma BYTY, a.s. webmaster Libor Kafka administrator Josef Figer

Tvorba webových stránek zdarma Webnode